Значительную часть кадровой документации составляют информационно-справочные документы, являющиеся основаниями для издания приказов по личному составу. К таким документам относятся, например:

- документы, созданные коллегиальными органами (протоколы и акты);

- служебные записки работников (докладные и объяснительные);

- заявления работников;

- уведомления и предложения, направляемые работникам.

Протоколы оформляются на бланках организации (бланк конкретного документа) и имеют следующие реквизиты:

- наименование организации (полное и сокращенное в соответствии с учредительными документами);

- наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);

- дата регистрации (должна соответствовать дате проведения протоколируемого мероприятия);

- регистрационный номер;

- место создания протокола (должно соответствовать месту протоколируемого мероприятия);

- гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

- заголовок к тексту (название протоколируемого мероприятия — совещание, заседание, собрание — и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется);

- текст;

- подписи председательствующего и секретаря;

- визы ознакомления с протоколом заинтересованных должностных лиц.

Вводная часть текста протокола должна показывать:

- кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;

- кто вел протокол;

- кто присутствовал на совещании (заседании, собрании) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего мероприятие;

- кто был приглашен (при необходимости) на мероприятие из числа работников организации или из других организаций;

- какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о руководителе протоколируемого мероприятия, секретаре и присутствовавших включает: фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председательствующий» (или «Председатель»), «Секретарь», «Присутствовали».

Важным для работы многих заседаний является присутствие при их работе отдельных должностных лиц, не входящих в состав данного органа, но имеющих непосредственное отношение к их деятельности. Например, на заседании аттестационной комиссии присутствует аттестуемый работник.

Для лиц, приглашенных на мероприятие из числа работников организации, помимо фамилии и инициалов, указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций — должность и название организации. Сведения о приглашенных лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные».

Если на протоколируемом мероприятии присутствует большое количество участников, перечисление их в вводной части протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствующих на мероприятии, прилагаемый в дальнейшем к протоколу. В этом случае в самом протоколе, в разделе «Присутствовали», следует указать только общее количество участников мероприятия со ссылкой на прилагаемый список. Например: «Присутствовали: 48 человек (список прилагается)».

Обратите внимание: разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение, так как влияют на юридическую силу документа, показывая правомерность проведения мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума, т.е. минимально необходимого и достаточного количества членов коллегиального органа для правомочной работы собрания. При отсутствии кворума проведение собрания недопустима, а его решения недействительны.

Слова «Председательствующий» (или «Председатель»), «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатают от границы левого поля, после них ставят тире или двоеточие, затем указывают фамилии (в именительном падеже) и инициалы. Фамилии, как правило, располагают или в алфавитном порядке, или по степени важности должностей работников, участвующих в заседании.

Рассматриваемые на заседании вопросы перечисляются в повестке дня.

Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают прописными буквами центровано относительно текста, после них ставят двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня начинается с предлогов «о» или «об» и включает должности, фамилии и инициалы докладчиков (в родительном падеже).

Основная часть протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Запись обсуждения каждого вопроса и принятых решений осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова лучше выделить в тексте прописными буквами. После этих слов ставится двоеточие.

Перед словами СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже, после фамилии ставят инициалы, затем тире и пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) представлен докладчиком в письменной форме, то после тире пишут: «текст доклада (сообщения) прилагается».

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются фамилия, инициалы и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ», ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. Фамилию выступающего пишут в именительном падеже, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии, инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения.

Принимаемые коллегиально решения, как правило, требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» и приводятся результаты голосования: единогласно или за - ... против - .... воздержались -...

Протоколы подписываются председателем и секретарем собрания а затем доводятся под роспись до работников, названных ответственными исполнителями в постановляющей части протокола.

В актах фиксируются установленные несколькими лицами факты или описываются произошедшие в присутствии свидетелей события. Акты составляются по результатам ревизии, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению и т.п.

В практике кадровой работы акты составляются чаще всего в конфликтных ситуациях: например, при нарушении работником дисциплины труда, причинении материального ущерба. Этот документ используется в целях соблюдения определенных процедур, если составление акта прямо предусмотрено законом. Нередко бывают и такие ситуации, когда нормативные акты не предписывают оформить акт, но работодатель предпочитает это сделать, чтобы иметь возможность использовать данный документ, например, в качестве доказательства в суде.

Случаи оформления акта, конечно же, не ограничиваются моментами привлечения работника к дисциплинарной или материальной ответственности. Необходимость создания этого документа нередко появляется и в обычных «рабочих» ситуациях.

В первую очередь, акты должны оформляться в случаях, прямо предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Например, ч. 1 ст. 193 ТК РФ предусматривает: до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение не предоставлено, составляется соответствующий акт.

Необходимость составления акта может быть предусмотрена и другими нормативными актами. Так, в соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Наконец, акты могут составляться в ситуациях, когда это не предусмотрено каким-либо нормативным документом, но необходимо зафиксировать определенные факты или произошедшие в присутствии свидетелей события. Характерный для трудовых отношений пример – отсутствие работника на рабочем месте. Для того чтобы в будущем работодатель мог выполнить требование закона о привлечении работника к дисциплинарной ответственности за прогул, он должен зафиксировать факт совершения работником дисциплинарного проступка.

Ситуации, которые необходимо заактировать, могут быть самыми разными. Желательно, чтобы эти случаи и правила оформления актов, в создании которых участвует кадровая служба, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Основной особенностью такого документа, как акт, является его коллегиальное составление (должно быть не менее двух составителей). Например, акт об отказе работника получить трудовую книжку в день увольнения может быть составлен инспектором по кадрам в присутствии самого работника, секретаря руководителя организации и бухгалтера.

Иногда акты составляют комиссии, специально созданные для совершения определенных действий. Цели создания и состав таких комиссий утверждаются распорядительным документом руководителя организации. Например, приказом руководителя по основной деятельности создана комиссия по сокращению штата работников организации, на которую возложены обязанности по проведению соответствующих мероприятий. Члены комиссии могут составить акт об отказе работника ознакомиться с уведомлением о предстоящем увольнении по основанию, предусмотренному п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Акты могут составляться и комиссиями, постоянно действующими на регулярной основе.

Для некоторых актов предусмотрены унифицированные или типовые формы. Так что при возникновении ситуации, требующей составления акта, для начала необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы для документирования этой ситуации.

Если утвержденной формы нет, составители акта используют бланк организации. При этом следует помнить, что формуляр акта включает следующие реквизиты:

- наименование организации (полное и сокращенное, в полном соответствии с учредительными документами);

- наименование вида документа (АКТ);

- дата (дата актируемого события);

- регистрационный номер;

- место составления акта;

- гриф утверждения (при необходимости);

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (при необходимости);

- подписи;

- визы ознакомления;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Эти реквизиты располагаются в трех структурных частях документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Наименование организации указывается в бланке акта в строгом соответствии с тем, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное, а затем, ниже или за ним, – сокращенное (в скобках).

Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами: АКТ.

В бланке акта обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата документа и регистрационный номер документа. Дата акта – это дата актируемого события. Иногда необходимо указать и другие даты: например, если событие актируется не в тот день, когда произошло.

Реквизиты бланка акта могут иметь угловое расположение. Акт может также составляться на бланке с продольным расположением реквизитов.

Некоторые акты (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения) подлежат утверждению – путем издания распорядительного документа или лично руководителем организации. В этих случаях оформляется гриф утверждения. Например, гриф утверждения оформляется при составлении акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Заголовок к тексту должен грамматически согласовываться со словом АКТ (например: акт инвентаризации наличных денежных средств, акт приема-передачи кадровой документации) или формулироваться с помощью предлога «о» («об») (например: акт о несчастном случае на производстве, акт об отсутствии работника на рабочем месте).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта указываются:

- наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его дата и номер;

- или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка;

- или событие, факт, послужившие основанием для составления акта.

Если акт составляется комиссией – перечисляется состав комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке или по старшинству должностей, нумеруются арабскими цифрами с точками. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проверке.

В акте необходимо подробно описать имевшее место событие: где и когда оно происходило, как вел себя работник, какой проступок он совершил, чем мотивировал свое поведение и т. д. В некоторых ситуациях желательно зафиксировать точное время происшедшего события в часах и минутах.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа. Текст может делиться на пункты и подпункты или может быть составлен в форме таблицы. Например, в табличной форме удобно составлять акты приема-передачи дел.

В констатирующей части акта:

- излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы;

- фиксируются установленные факты;

- делаются выводы о полученных результатах;

- даются предложения по устранению выявленных недостатков (при необходимости).

Таким образом, акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т. д.).

К акту могут быть приложены документы. В этом случае оформляется отметка о наличии приложений. Например, от работника, поведение которого описывается в акте, получена объяснительная записка, которая прилагается к акту.

Акт, как правило, составляется в нескольких экземплярах. Их число определяется потребностями заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров и их местонахождении помещают в конце текста перед подписями (после отметки о наличии приложения, если к акту прилагаются другие документы).

Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении. При этом если акт составлен комиссией, то указываются не наименования должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.

Работник должен быть ознакомлен с содержанием акта. Письменным подтверждением того факта, что содержание акта доведено до сведения работника, служит виза ознакомления. Она начинается словами «С актом ознакомлен» и включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату. Работнику может быть предложено получить копию акта.

Если работник отказывается от ознакомления с актом и получения его копии, то в акте об этом делается соответствующая запись, которая заверяется подписями составителей.

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата). При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

Докладная записка – разновидность служебной. Определение «докладная записка» как самостоятельное понятие законодательными актами не установлено.

Исходя из информации, приведенной в толковых словарях, можно предложить следующие определения докладной записки:

1. Письменное сжатое изложение сущности дела, представляемое подчиненным чиновником своему начальству (Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона, 1907–1909).

2. Документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя (Большой бухгалтерский словарь, под ред. А.Н. Азрилияна, Институт новой экономики, 1999).

3. Документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов. Главархив СССР, ВНИИДАД, ЦГДАДА, Москва, 1974).

Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали – снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему. Например, докладные записки, которые фиксируют определенные события, перечисленные в ч. 2 и 3 ст. 722 ТК РФ, или предупреждают о наступлении таких событий, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (далее – ОКУД ОК 011-93), рассматриваемый документ упоминается только один раз – как докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286041), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

А вот в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень документов с указанием сроков хранения), докладную записку можно встретить в самых разных разделах управленческих документов (табл. 2).

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по кадровым (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности и т. п.), административно-хозяйственным вопросам и т. п.

Докладные записки составляются в тех случаях, когда у работника возникает необходимость проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение), выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем, а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.

Например, докладные записки составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.

Таким образом, докладные записки составляются в основном для решения производственных задач, хотя могут издаваться и по кадровым вопросам (например, о поощрении работника за высокие производственные достижения, о нарушении трудовой дисциплины и т. п.).

Внутренние докладные записки составляются с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации.

Докладная записка содержит реквизиты:

- наименование структурного подразделения,

- наименование вида документа,

- дата,

- номер,

- адресат,

- заголовок к тексту,

- текст,

- подпись.

В зависимости от содержания докладной записки автор может сформулировать в ней выводы, предложения или ограничиться простым изложением фактов. Исходя из этого структура докладной записки, как правило, представлена следующими смысловыми разделами:

Раздел 1. Констатирующий – изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для написания текста.

Раздел 2. Анализирующий – анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы. Данный раздел является рекомендательным – его наличие зависит от конкретных обстоятельств.

Раздел 3. Резюмирующий – описание выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению автора записки, необходимо предпринять.

Прежде всего, в докладной записке необходимо сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу. Текст записки излагается от первого лица единственного числа.

Не делайте «вступительных речей»: не надо никаких «Довожу до Вашего сведения», «Обращаюсь к Вам, потому что…» и т. д. Лучше начать изложение так: «По Вашему поручению я провела...», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т. п.

Избавляйте текст от «слов-паразитов» – они производят не самое приятное впечатление и говорят о недостаточном словарном запасе автора. Не рекомендуем в заключительной части текста писать: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т. п.

В конце записки следует четко указать вносимое предложение (или просьбу), сделать выводы. Заканчивать текст лучше словами: «Считаю необходимым…(целесообразным и т. д.)», «Предлагаю…», «Прошу… (выделить, направить)» и т. п.

Составляя документ, не забывайте, что «краткость – сестра таланта». С учетом занятости адресата он пробежит глазами первую страницу и либо примет решение, либо забудет об изложенных предложениях, на вторую же у него, скорее всего, не хватит времени.

Реквизиты докладной записки располагаются на стандартном листе бумаги формата А4 (210 ? 297 мм).

Для составления информационно-справочных документов обычно применяют шрифт Times New Roman, размер 12–14, через 1–1,5 межстрочных интервала. Текст печатается без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.

При оформлении текста докладной записки на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

Каждый напечатанный лист записки должен иметь следующие размеры полей:

• левое поле – от 2,5 до 3,5 см (для подшивки документа);

• правое поле – от 1,25 до 2,5 см;

• верхнее поле – не менее 2 см;

• нижнее поле – не менее 2 см.

При оформлении докладной записки, как правило, пользуются угловым расположением реквизитов заголовочной части.

Угловое расположение реквизитов заголовочной части докладной записки имеет два вида: фланговое и центрированное. При угловом фланговом расположении заголовочные строки бланка записки начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрированном расположении все реквизиты заголовочной части записки, расположенные в углу листа, выравниваются (центрируются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа. Угловой вариант считается более рациональным, так как позволяет экономнее использовать площадь листа бумаги: правый угол документа остается свободным для написания резолюции.

Объяснительная записка как разновидность информационно-справочного документа хорошо знакома не только сотрудникам кадровой службы, но и другим работникам организации. В большинстве случаев она составляется при нарушении трудовой дисциплины, хотя может создаваться и по вопросам основной деятельности.

Объяснительная записка – это документ, составляемый с целью пояснить отдельные положения основного документа (плана, проекта, отчета, задания, разработки) либо объяснить причины какого-либо события, происшествия, факта, поступка или поведения отдельных лиц (например, при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях дисциплины труда, причинении материального ущерба работодателю).

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – как объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий». В Перечне документов с указанием сроков хранения объяснительная записка тоже упоминается всего один раз.

Согласно ст. 193 ТК РФ письменные объяснения работника обязательно сопровождают документирование привлечения его к дисциплинарной ответственности. На практике работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. Этот документ служит работодателю одним из оснований для оценки тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Объяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:

– первый называет факты, послужившие поводом к ее написанию;

– второй излагает причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Объяснительная записка – это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Объяснительная записка содержит реквизиты:

- наименование структурного подразделения,

- наименование вида документа,

- дата,

- номер,

- адресат,

- заголовок к тексту,

- текст,

- подпись.

Вопрос о том, обязательно ли регистрировать докладные и объяснительные записки в компании возникает довольно часто. По нашему мнению, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения, оформляемого резолюцией руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица, то эти документы необходимо регистрировать, поскольку они требуют исполнения и использования в информационно-справочных целях.

При регистрации служебных записок, как и других документов, следует соблюдать правило: входящие исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, подобный тому, который используется для регистрации исходящих документов. Так, он может состоять из индекса дела по номенклатуре (включает индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Для регистрации докладных и объяснительных записок могут использоваться специальные регистрационные формы, например Журнал регистрации докладных и объяснительных записок.

Только в Трудовом кодексе РФ, не говоря уже о других федеральных законах и иных нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права, содержатся несколько обозначений для ситуаций, в которых работник должен или может обратиться к работодателю с определенной просьбой.

Очевидно, что письменная форма обращения работника к работодателю обязательна тогда, когда работодатель должен совершать какие-либо действия только «по письменному заявлению» или «по письменной просьбе» работника. Например, По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ).

Также не вызывает сомнений, что письменное заявление не требуется в тех случаях, когда речь не идет о волеизъявлении работника. В таких ситуациях письменное оформление волеизъявления работника не является нарушением трудового законодательства. Однако оно нежелательно, потому что создаются лишние документы, усложняющие процедуры оформления. Например, прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основе заключенного работником и работодателем трудового договора. Очевидно, что заявление о приеме на работу — это лишний документ, так как вопрос о приеме на работу должен решаться не по просьбе работника, а по соглашению сторон.

В ТК РФ указывается, что многие вопросы должны решаться «по соглашению сторон» или «с согласия работника». В этих ситуациях, как правило, создаются не заявления, а другие документы — заключаются письменные соглашения; работнику направляются письменные предложения и др. Здесь необходимо учитывать, что просить о чем-либо и давать свое согласие — это разные процессы, которые не могут оформляться одним и тем же документом. Например, работник может обратиться к работодателю с письменной просьбой о переводе его на другую постоянную работу, написав соответствующее заявление. В случае же, когда инициатором такого перевода выступает работодатель, личной просьбы работника нет, нет и заявления, но есть, например, виза работника на полученном предложении о переводе, в которой он выражает свое согласие на перевод.

Основные затруднения вызывают указанные в ТК РФ ситуации, когда работодатель может или должен произвести какие-либо действия «по заявлению», «по просьбе» или «по желанию» работника.

В крупных организациях с большим документооборотом, как правило, все просьбы работника оформляются письменно. Это облегчает работу канцелярии и отдела кадров, да и работник всегда уверен, что его заявление зарегистрировано и на просьбу ответят по существу. Однако в небольших организациях, где любой работник всегда может достичь соглашения с работодателем, например, побывав на приеме у руководителя организации, потребности в письменных заявлениях по каждому вопросу, конечно же, нет (если только Кодексом не предусмотрена обязательная письменная форма обращения работника).

Зафиксируйте случаи обязательного оформления письменного заявления работника в локальном акте. Это снимет много вопросов и конфликтных ситуаций в дальнейшем. Желательно, чтобы случаи обязательного оформления письменного заявления были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по делопроизводству.

Говоря о правилах оформления такого документа как заявление, прежде всего, следует отметить, что заявление — это документ, который составляется работником в свободной форме. Не допускается требовать, чтобы работник переписал заявление, если оно составлено «не по форме» или при его написании работником допущены грамматические и орфографические ошибки.

Основная часть заявления — это текст, содержащий личную просьбу заявителя (работника или иного лица из перечисленных выше). Текст может быть написан заявителем от руки или полностью набран на компьютере.

Заявление содержит следующие реквизиты:

- данные об адресате — работодателе и его представителе: название организации, фамилия, имя, отчество руководителя организации или иного полномочного должностного лица, которые указываются в дательном падеже;

- данные об авторе заявления (адресанте): фамилия, имя, отчество заявителя (работника или иного лица из числа названных выше) в родительном падеже (без предлога «от»!); при необходимости — адрес места жительства заявителя;

- наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ);

- опись приложений, если они имеются — медицинское заключение, решение суда, архивные справки и другие документы;

- дата составления заявления;

- подпись заявителя.

Заявление без личной подписи заявителя недействительно!

Как заявления, так и объяснительные записки работник чаще всего пишет в свободной текстовой форме от руки. Допускается оформление этих документов машинописным способом. Нередко в организациях используются и типовые бланки, которые могут утверждаться в т. ч. и в качестве приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству, например, включаться в Табель и Альбом форм документов отдела кадров.

В случае, когда в организации действуют локальные нормативные акты, которыми утверждены типовые формы документов, создаваемых в различных ситуациях, работники, конечно, должны следовать рекомендациям и оформлять обращения по утвержденным формам. Однако это не значит, что если работник принесет заявление или объяснительную записку, составленную не по утвержденной работодателем форме, то этот документ будет недействительным.

Ни в одном нормативном правовом акте правил составления и оформления заявлений работников нет. Однако и требования о том, чтобы все заявления были написаны только «от руки и своими словами» и никак иначе, ни на чем не основаны.

Любое заявление может быть написано работником от руки либо изготовлено с помощью печатающего устройства (пишущая машинка, электронно-вычислительная техника). Обязательным условием при этом является наличие на документе собственноручной подписи заявителя и даты подачи заявления. Вот эти реквизиты действительно должны быть оформлены в таком документе, как заявление, «от руки».

Что касается требования о том, что работники должны составлять заявления по собственному разумению и «своими словами», то его тоже нельзя признать обоснованным. Сотрудники кадровых служб, пожалуй, как никто другой знают, как трудно бывает работникам организации грамотно сформулировать свое пожелание. И нередко они сами приходят в отдел кадров с просьбой помочь им написать заявление.

Работодатель может разработать типовые формы и примерные формулировки текстов заявлений, могут использоваться и трафаретные формы, с заранее напечатанной и правильно расположенной постоянной информацией и свободным местом, оставленным для переменных реквизитов и формулировки собственно просьбы сотрудника. Если такие формы используются, то работнику остается заполнить от руки пустые строки и графы и, конечно, поставить свою подпись и дату составления заявления.

Обратите внимание: даже при наличии в вашей организации типовых форм заявлений вы не можете требовать от работников, которые по каким-то причинам не использовали эти формы для составления документа, чтобы они переписали его «по всей форме». Но и запретить использовать их в работе нельзя.

На практике нередко возникает вопрос: обязательно ли работнику писать заявление, к которому будут приложены подтверждающие документы? Закон, конечно, такой обязанности не предусматривает. И, вы совершенно правильно говорите о том, что работника нельзя принуждать писать заявление (причем как в этой ситуации, так и в любой другой).

Но необходимо понимать, что для оформления освобождения работника от работы работодателю потребуется издать приказ. В свою очередь для издания такого приказа нужны документы - основания. В нашей ситуации - это судебная повестка. В то же время по правилам работы с документами ни личные документы работника, ни документы, выданные работнику другими организациями, не могут возникнуть в делопроизводстве организации без письменного заявления самого работника, к которому эти документы прилагаются. Полагаем, что именно об это можно объяснять сотрудникам в будущем.

В крупных организациях с большим документооборотом, как правило, все просьбы работника оформляются письменно. Это облегчает работу канцелярии и отдела кадров, да и работник всегда уверен, что его заявление зарегистрировано и на просьбу ответят по существу. Однако в небольших организациях, где любой работник всегда может достичь соглашения с работодателем, например, побывав на приеме у руководителя организации, потребности в письменных заявлениях по каждому вопросу, конечно же, нет (если только Кодексом не предусмотрена обязательная письменная форма обращения работника).
Необходимо помнить, что заявление недействительно без личной подписи заявителя. Поэтому на вопрос, можете ли вы уволить работника, получив заявление об увольнении в виде телеграммы, следует ответить отрицательно. В телеграмме нет подписи, а заявление без личной подписи заявителя недействительно.

Процедура регистрации обязательна для всех документов, «требующих учета, исполнения и использования в справочных целях».

Любое заявление работника требует определенного «ответа» работодателя (в виде резолюции руководителя), на основании заявления с резолюцией создаются другие документы, например, приказы по личному составу, поэтому заявления работников необходимо регистрировать.

Заявления, поступающие от граждан, не являющихся работниками организации, регистрируются в день поступления. Обычно для их регистрации используют журнал, предназначенный для регистрации входящей документации. Форма журнала разрабатывается работодателем. При регистрации входящему документу присваивается регистрационный номер, а на заявлении в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа в организацию — с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации — получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного номера. При отсутствии такого штампа от руки пишутся регистрационный номер и дата поступления документа.

Заявления, поступающие от работников организации, регистрируются в день их подписания работником и поступления для передачи уполномоченному представителю работодателя. Обычно для их регистрации используют журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов. Это может быть и отдельная регистрационная форма, предназначенная для учета только заявлений работников. При регистрации документу присваивается регистрационный номер, который проставляется на заявлении рядом с датой, проставленной работником.

После регистрации заявление передается руководителю организации или иному уполномоченному представителю работодателя для решения вопроса по существу. Руководитель организации проставляет на заявлении резолюцию, содержащую принятое им решение. На заявлениях, написанных гражданами, не являющихся работниками организации, резолюция проставляется, как правило, в левом верхнем углу документа. На остальных заявлениях — в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст».

В резолюции фиксируется решение, принятое по существу заявленной работником просьбы. Причем трудовое законодательство выделяет ситуации, в которых работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, и отдельно — ситуации, в которых тот или иной вопрос должен решаться по соглашению сторон трудового договора.

Обратите внимание: если руководитель организации или иной полномочный представитель работодателя не должен удовлетворить просьбу работника и не согласен ее выполнить, то это и следует отразить в резолюции, а не подменять волеизъявление работника своим решением.

В резолюции называется работник, ответственный за выполнение поручения. После того, как к нему поступило заявление, он должен оформить соответствующие кадровые документы в срок, указанный в резолюции.

Определим основные случаи, когда работники кадровой службы оформляют уведомления.

Во-первых, уведомление создается тогда, когда в ТК РФ закреплена обязанность работодателя предоставить определенную информацию работнику, выборному органу первичной профсоюзной организации или другому лицу. При этом в ТК РФ использовано несколько обозначений для случаев, в которых требуется оформить уведомление. Так, работодатель в определенных ситуациях должен «уведомить», «сообщить», «известить», «предупредить» о чем-либо работника или другое лицо, причем ссылка на письменную форму оформления таких действий сделана в законе не всегда.

Отдельные нормы ТК РФ прямо предписывают уведомлять работника о чем-либо «под роспись». Очевидно, что в этих случаях, а также тогда, когда ТК РФ предусматривает «письменное уведомление», «письменное сообщение», «письменное извещение» и «письменное предупреждение» оформление соответствующего документа обязательно.

В остальных случаях ссылки на письменную форму уведомлений нет, но на практике работники кадровой службы предпочитают информировать работников или других лиц письменно, чтобы у работодателя имелось документальное подтверждение выполнения его обязанностей.

Во-вторых, обязанности работодателя направлять определенную информацию в органы государственной власти или в органы местного самоуправления предусмотрены федеральными законами.

В-третьих, уведомления могут направляться работникам и в тех случаях, когда в течение трудовых отношений возникают ситуации, разрешаемые «с согласия работника» или «по соглашению сторон» трудового договора. Обратите внимание: в подобных случаях работнику не требуется оформлять заявление, поскольку речь не идет о просьбе работника на совершение работодателем каких-либо действий.

Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления уведомлений, направляемых работникам и другим лицам, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Сторонами трудовых отношений должно быть зафиксировано согласие работника на что-либо или соглашение сторон, и это может быть сделано следующим образом:

1. Необходимо уведомить работника о возможности или о необходимости совершения определенных действий, как правило, направленных на изменение условий, определенных сторонами трудового договора.

2. Получить согласие работника на такое изменение (или зафиксировать отказ работника).

Обратите внимание: в большинстве случаев закон требует, чтобы согласие работника было выражено в письменной форме.

Уведомления, оформляемые работниками кадровой службы, можно разделить на две группы.

1. Уведомления, направляемые юридическим лицам и гражданам, не работающим в организации.

Такие уведомления оформляются на бланке письма.

Служебное письмо оформляется на бланке письма и содержит реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагается та информация, которую работодатель обязан предоставить физическим и юридическим лицам в определенных законом случаях. Содержательная часть письма чаще всего представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы. Для служебных писем возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Также уведомления могут оформляться на стандартном листе бумаги и направляться адресату с сопроводительным письмом. Такой способ оформления чаще всего применяется тогда, когда существует обязательная или рекомендуемая форма направления сведений.

2. Уведомления, направляемые работникам организации

Для оформления уведомлений, направляемых работникам организации, работодателем может быть разработан бланк уведомления, который содержит реквизиты: наименование организации и наименование вида документа.

Наименование организации указывается в бланке уведомления в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами: УВЕДОМЛЕНИЕ.

В бланке уведомления обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата документа и регистрационный номер документа.

Как правило, реквизиты бланка уведомления имеют угловое расположение.

Уведомление содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Уведомление — внутренний документ, который адресуется работнику, работающему в организации. При угловом расположении реквизитов бланка уведомления в верхнем правом углу указываются: наименование структурного подразделения, в котором работает работник, наименование должности (профессии, специальности) работника, его фамилия и инициалы (в дательном падеже).

Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание текста документа. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа, и в уведомлениях обычно начинается с предлогов «о» или «об». Например: уведомление о предстоящем увольнении, уведомление о переводе в другую местность вместе с работодателем.

Текст уведомления содержит информацию о трудовых отношениях, которую необходимо предоставить работнику в определенных законом случаях.

Уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Уведомления регистрируются в день подписания. Регистрационные формы разрабатываются работодателем. Для регистрации уведомлений обычно используют:

Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов (для уведомлений, оформленных на бланке письма и направляемых в другие организации и физическим лицам).

Журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов (для уведомлений, направляемых работникам организации). Это может быть журнал регистрации нескольких видов внутренних документов, или форма, предназначенная только для регистрации уведомлений, адресованных работникам.

После регистрации уведомление, направляемое в организации или физическому лицу, отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи.

Письменным подтверждением факта доведения уведомления до сведения работника служит виза ознакомления, которая начинается словами «С уведомлением ознакомлен» и включает наименование должности работника, личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Уведомления, которые адресованы работникам, составляются, как правило, в двух экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка «экземпляр уведомления получил».

В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении. Такое оформление письменного согласия работника или его письменного отказа значительно упрощает различные кадровые процедуры, поскольку не требует оформления дополнительных документов.