По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности содержит управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, совершенствования структуры и организации работы и т.п.

Приказы по личному составу содержат распоряжения в отношении отдельных работников организации.

Некоторые виды кадровых приказов унифицированы, формы утверждены Госкомстатом России (постановление от 05.01.2004 № 1):
 - о приеме на работу (Т-1, Т-1а),
 - о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а),
 - о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а),
 - о прекращении трудового договора (Т-8, Т-8а),
 - о командировании работника (Т-9, Т-9а),
 - о поощрении (Т-11, Т-11а).

При отсутствии унифицированной формы (например, для приказов об отстранении от работы, о применении дисциплинарного взыскания, об изменении учетных данных в документах). Текст приказа по личному составу составляется в свободной форме в строгом соответствии с ТК РФ и излагается на бланке приказа, применяемом для приказов по основной деятельности.

Единственным нормативным документом, устанавливающим принцип систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Этот документ предусматривает следующее деление приказов (распоряжений):
 - приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – «Постоянно»);
 - приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – «75 лет ЭПК»);
 - приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – «5 лет»).

Согласно Перечню приказы по личному составу, в свою очередь, также подразделяются на два массива: со сроками хранения 75 лет и 5 лет.

Перечень определяет состав только тех приказов (распоряжений) по личному составу, которые относятся ко второй группе. Это приказы:
 - о предоставлении очередных отпусков,
 - о предоставлении учебных отпусков,
 - о дежурствах,
 - о дисциплинарных взысканиях,
 - о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Перечисленные приказы имеют срок хранения 5 лет.

Остальные приказы по личному составу имеют срок хранения 75 лет ЭП» и, соответственно, должны выделяться в отдельную группу. Перечень приказов по личному составу, которые должны войти в эту группу, нормативно не определен. Исходя из срока хранения, можно сделать вывод о том, что это должны быть такие документы, которые в дальнейшем могут использоваться для получения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работников:
 - приказы (распоряжения) о приеме работников на работу, о переводах на другую работу, об увольнении;
 - приказы (распоряжения) о поощрении работников;
 - приказы (распоряжения) об изменении условий трудовых договоров, в том числе об изменении условия о размере заработной платы работников;
 - приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы; отпусков по беременности и родам и отпусков по уходу за ребенком;
 - приказы (распоряжения) об изменении учетных данных о работнике;
 - приказы (распоряжения) о длительных командировках внутри страны;
 - документы о расследовании несчастных случаев на производстве;
 - документы о повышении квалификации, обучении, производственной практике и др.

Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и приказы по административно-хозяйственным вопросам регистрируются и хранятся отдельно.

В случае, если в массиве приказов по личному составу, имеющих одинаковый срок хранения, приказы разделяются и по предметно-вопросному признаку, это требует специальной индексации.

Можно рекомендовать следующие правила нумерации приказов по личному составу: отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности; применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу; например, 1-к, или 1к, или 1-л/с.

Далее, при большом количестве работников и соответственно кадровых приказов, в случае, когда они делятся по видам, следует использовать буквенные индексы: например, № 1у – об увольнении, № 1 к/м – о командировании, № 1/о – об отпуске, № 1/п – о поощрении. Таким образом, если вы ведете отдельную регистрацию приказов по видам, то нужно использовать различные индексы.

Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях. На базе регистрационных данных строится учет документов, поиск, контроль исполнения, разрешительная система доступа к документам, проверки наличия конфиденциальных документов.

Персональные данные и содержащая их кадровая документация относятся к категории конфиденциальной информации, т. е. к информации строго ограниченного и регламентированного доступа. Учет конфиденциальных документов должен предусматривать не только регистрацию факта создания или получения документа, но и всех его перемещений в процессе рассмотрения, исполнения и использования.

В кадровой службе регистрационные массивы ведутся в основном в книжной (журнальной) форме. Это обусловлено социальной значимостью, конфиденциальностью и длительным сроком хранения кадровых документов. К тому же сами регистрационные формы подлежат длительному хранению. Поэтому даже если журнал учета ведется в электронном виде, в конце календарного года его следует распечатать и прошить, оформив для последующего хранения.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который по усмотрению организации может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Таким образом, «дробь» может ставиться в регистрационном номере в том случае, когда предусмотрена индексация. Через косую черту в порядке указания авторов в документе указываются регистрационные номера документа, изданного совместно двумя и более организациями.

По общему же правилу регистрационный номер документа присваивается на основе записи, внесенной в соответствующую регистрационную форму (карточку, журнал, книгу). Каждая такая запись имеет самостоятельный порядковый регистрационный номер, повторы не допускаются.

В нормативных актах нет указаний о том, на каком носителе и в какой форме должен вестись журнал регистрации приказов. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, установлены сроки хранения книг (журналов, карточек учета) приема, перемещения (перевода), увольнения работников и некоторых других учетных документов, с иными сроками хранения.

В связи с отсутствием в законодательстве положений об обязательности ведения журналов на бумажном носителе с особыми правилами его оформления (прошнурован, пронумерован, заверен печатью), его можно вести в электронном виде. Поскольку пока еще не все государственные и муниципальные архивы, как и архивы организаций, готовы принимать на хранение документы в электронном виде, можно поступать следующим образом: в течение года журнал регистрации вести в электронном виде, по завершении года распечатать журнал, подшить в папку или переплести, и в архив документ пойдет на бумажном носителе.

Обязательные регистрационные реквизиты перечислены в ГСДОУ. К ним относятся:
 автор документа (корреспондент);
 наименование документа;
 дата документа;
 номер документа;
 дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
 номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
 заголовок документа или его краткое содержание;
 резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата);
 отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Дополнительными могут быть реквизиты:
 расписка исполнителя в получении документа;
 ход исполнения;
 наличие приложений;
 количество листов и экземпляров документа
 и др.

Для правильного ведения системы регистрации документов вам понадобится несколько журналов:
 для приказов по основной деятельности (срок хранения – постоянно);
 для приказов по личному составу (срок хранения – 75 лет);
 для приказов по личному составу (срок хранения – 5 лет).

Срок хранения информационных систем, а к ним относятся и журналы регистрации распорядительных документов, совпадает со сроком хранения тех документов, которые в них регистрируются.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения – обязательна для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях. Каждая организация самостоятельно определяет способы и формы регистрации.

По общему правилу регистрационные номера присваиваются документам в пределах календарного года. После реорганизации организации в форме преобразования возможно как продолжение регистрации документов в старых регистрационных формах, с продолжением нумерации, начатой в начале года, так и создание с момента реорганизации новых регистрационных форм и регистрация документов с первого порядкового номера.

Возможны оба способа регистрации документов. Второй вариант регистрации в определенных ситуациях облегчит поиск документов, но усложнит процедуру формирования дел, так как по общему правилу в дела группируются документы в пределах одного календарного года, но в порядке их номеров. Соответственно, как только с момента реорганизации документам будут присваиваться номера по порядку, начиная с первого, то все эти документы необходимо будет формировать в новое дело.

При внесении ошибочной или неточной записи в регистрационные и учетные формы, не следует их замазывать или зачеркивать. Достаточно аккуратно зачеркнуть ошибочную запись одной чертой, если позволяет место, внести исправления рядом с записью (сбоку или снизу). Если место не позволяет, можно поступить аналогично исправлению записей в трудовой книжке. Внести правильную запись после слов «Запись за № таким-то недействительна».

В любом случае необходимо удостоверить внесение изменений. Для этого достаточно лицу, внесшему изменения, поставить личную подпись и дату внесения изменений. Можно добавить пояснения по какой причине допущена ошибка и на основании чего исправлена.

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте приказа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим обязанности отсутствующего работника, с предлогом «за» или проставлением косой черты перед названием должности.

Такое оформление реквизита «Подпись» является недопустимым. Если документ подписывает не то должностное лицо, чья должность заготовлена на проекте документа, то обязательно должна указываться фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. При этом желательно изменить реквизит «Подпись» на проекте документа. Исправления можно внести от руки или машинописным способом.

Определение понятия «подпись» дано в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28. Согласно п. 50 данного документа подпись – это реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В данном определении речь идет именно о росписи, сделанной собственной рукой, а не о ее оттиске.

Статья 160 ГК РФ при совершении сделок допускает использование факсимильного воспроизведения подписи с помощи средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениям сторон. Однако, во-первых, порядок использования факсимиле не установлен действующим законодательством, во-вторых, несмотря на то, что использование факсимиле и допускается при взаимном соглашении сторон, это касается сферы гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Поэтому, с нашей точки зрения, нельзя использовать факсимильную подпись на кадровых документах.

Аналогичной точки зрения придерживается ФНС России в отношении бухгалтерских документов. Так, например, в своем письме от 07.04.05 № 03-1-03/557/11 ФНС России отметила, что налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.